Las soluciones de videoconferencia son una herramienta indispensable de comunicación hoy en día en la organización de congresos, cumbres o encuentros que se desarrollan en espacios como Hoteles, Salones Sociales, etc., Hoy en día, la solución más utilizada es el alquiler de equipos de videoconferencia y equipos audiovisuales para ofrecer un servicio a directivos y empresas que organizan este tipo de seminarios, aunque cada vez más an apareciendo grupos hoteleros que integran sus propios equipos.

Gracias a este servicio los Hoteles cuentan con un valor añadido que ofrecer a sus clientes, que podrán organizar congresos en los que participen grandes profesionales del sector que por motivos de trabajo o de su apretada agenda no puedan desplazarse hasta el lugar dónde se celebra el encuentro.

La videoconferencia posibilita contar con ponentes de prestigio y de gran importancia por lo que los organizadores pueden ofrecer un programa de alta calidad en el que participen los mejores de cada uno de los sectores, no sólo aportando sus conocimientos en el sector sino que estas soluciones tecnológicas permiten que los asistentes al seminario formulen cualquier pregunta u opinión y sea aclarada o rebatida, poniendo en marcha un debate.

Se trata de un feedback entre ambos sin que la falta de presencia física sea un inconveniente ya que hoy en día los equipos de videoconferencia ofrecen una gran calidad de imagen y sonido, que hace que los partícipes de esta tecnología sientan que están manteniendo una conversación en tiempo real y en directo, prácticamente cara a cara con el otro interlocutor, si que la falta de presencia física sea un inconveniente.

Además, los organizadores de congresos pueden contar con grandes especialistas que aportan un valor añadido a las jornadas o seminarios y, a la vez, reducir costes en la organización del mismo, ya que si tuvieran que desplazar a un ponente desde Estados Unidos para ofrecer un discurso de quince o veinte minutos, pagar el coste del vuelos y desplazamiento, alojamiento y manutención así como la presencia en el congreso, los costes serían excesivos.

Por otro lado, y para aquellos profesionales interesados en seguir la reunión por videoconferencia, pero que por algún motivo no se pueden desplazar al hotel, existen soluciones para poder difundir la videoconferencia en tiempo real mediante una técnica denominada “streaming”, y que permite que decenas o, incluso, centenas o miles de usuarios puedan seguir la reunión desde un PC conectado a Internet. No pueden participar en la reunión (como se puede hacer desde una sala equipada con videoconferencia), pero pueden seguirla, lo que en muchos casos es suficiente.

De esta manera se reducirán enormemente los costes de desplazamiento por lo que únicamente se tendrá que invertir en el tiempo que el ponente participe en el Congreso y además lo hará con todas las comodidades desde su propio despacho, sin tener que dejar a un lado su agenda profesional y familiar.

La integración de equipos de videoconferencia de alquiler es una solución eficaz para disponer de todos los medios para celebrar un encuentro a la altura de las circunstancias, se puede elegir la solución tecnológica que más se adecue a las necesidades de los organizadores, según el tamaño de la sala, la gente participante, el motivo de la reunión, etc., se ofrece de este modo, una solución personalizada para cada tipo de evento.

En cualquier caso, cada vez es más frecuente que los Hoteles opten por la integración en las salas y salones de sus propias soluciones de videoconferencia ya que así aportan un valor añadido a sus clientes que cada vez demandan más este tipo de servicios y que utilizan este sistema de comunicación de forma habitual.

Poco a poco la videoconferencia se irá convirtiendo en un sistema de comunicación al alcance de todo el mundo, cada persona tendrá su propio equipo instalado en su empresa o incluso en su casa, pero hasta que llegue ese momento, los hoteles y salones sociales hacen la función de servicio público a empresarios y directivos que quieren organizar reuniones a nivel internacional o con el resto de las delegaciones que la firma tiene en España, para la celebración seminarios o jornadas formativas para sus empleados.

Las ventajas que aporta este sistema de comunicación han hecho que se posicione como una herramienta esencial para que un seminario cuente con los elementos necesarios para ofrecer gran calidad de contenidos y de ponentes, así como para su difusión en tiempo real por streaming.